Datenschutzerklärung und Information bei der Erhebung personenbezogener Daten

Datenschutzbeauftragte des Kreisausschusses des Odenwaldkreises:

Frau Filiz Günaydin
Kreisausschuss des Odenwaldkreises
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach
Telefon-Durchwahl: 06062 70 -251
Telefax: 06062 70-111-251
E-Mail: datenschutz@odenwaldkreis.de / f.guenaydin@odenwaldkreis.de 

Stellvertretender behördlicher Datenschutzbeauftragter:

Herr Bernhard Hering
Kreisausschuss des Odenwaldkreises
Michelstädter Str. 12
64711 Erbach
Telefon-Durchwahl: 06062 70 -1870
Telefax: 06062 70-111-1870
E-Mail: datenschutz@odenwaldkreis.de / b.hering@odenwaldkreis.de

Personenbezogene Daten

Gemäß Artikel 4 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizier- bar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Grundsätze der Verarbeitung

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten nach §§ 20, 21 HDSIG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a - f der EU-DSGVO.

Die Befugnis der öffentlichen Stelle zur Datenverarbeitung aus § 3 Abs. 1 HDSIG wird durch § 21 HDSIG auf weitere Zwecke erstreckt. Demnach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden, durch öffentliche Stellen im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung zulässig, wenn 

• offensichtlich ist, dass sie im Interesse der betroffenen Person liegt und kein Grund zu der Annahme besteht, dass sie in Kenntnis des anderen Zwecks ihre Einwilligung verweigern würde,
• Angaben der betroffenen Person überprüft werden müssen, weil tatsächliche Anhaltspunkte für deren Unrichtigkeit bestehen,
• sie zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl oder einer Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder Ordnung, die Verteidigung oder die nationale Sicherheit, zur Wahrung erheblicher Belange des Gemeinwohls oder zur Sicherung des Steuer- oder Zollaufkommens erforderlich ist,
• sie zur Verfolgung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, zur Vollstreckung oder zum Vollzug von Strafen oder Maßnahmen im Sinne des § 11 Abs. 1 Nr. 8 des Strafgesetzbuchs oder von Erziehungsmaßregeln oder Zuchtmitteln im Sinne des Jugendgerichtsgesetzes oder zur Vollstreckung von Geldbußen erforderlich ist,
• sie zur Abwehr einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte und Freiheiten einer anderen Person erforderlich ist oder
• sie der Wahrnehmung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen, der Rechnungsprüfung oder der Durchführung von Organisationsuntersuchungen des Verantwortlichen dient; dies gilt auch für die Verarbeitung zu Ausbildungs- und Prüfungszwecken durch den Verantwortlichen, soweit schutzwürdige Interessen der betroffenen Person dem nicht entgegenstehen.

Speicherdauer und Speicherfristen

Werden Daten für einen Vorgang erhoben und gespeichert, ist die Bemessung des notwendigen Zeitraums bis zur Löschung von der Dauer der zur Erfüllung der Aufgaben und Pflichten abhängig. Hierbei orientieren wir uns grundsätzlich an den Aufbe- wahrungsfristen, die im Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen festgelegt sind. Für Hessen ergibt sich aus § 37 Abs. 2 GemHVO grundsätz- lich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Sämtliche Fristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in welchem die Bearbeitung der Anfrage abgeschlossen wird, bzw. in dem die Anfrage an die zuständige Behörde ab- gegeben wird.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

In der Regel werden personenbezogene Daten, die Sie uns zu Ihrer Person mitteilen, nur durch den Kreisausschuss des Odenwaldkreises oder den Landrat verarbeitet.

Zur Erfüllung unserer Aufgaben und Pflichten kann es aber erforderlich sein, dass wir die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gegenüber natürlichen und juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder anderen Stellen gegenüber offenlegen. In Betracht kommen dabei insbesondere folgende Kategorien von Empfängern:

• Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder oder eines Mitgliedstaates der Europäischen Union
• Gerichte (z.B. bei sozialgerichtlichen Streitverfahren, Bußgeldverfahren, Straf- verfahren)
• Öffentliche oder nicht-öffentliche Stellen sofern es sich hierbei um die datenverarbeitende Stelle (Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter) handelt 

Sie haben nach der DS-GVO und dem HDSIG verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 21 DS-GVO und §§ 52 und 53 HDSIG ergeben. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte an die jeweilige Fachabteilung oder, sofern diese Ihnen nicht bekannt sein sollte an den unter II. genannten Verantwortlichen. Gerne können Sie sich auch jederzeit an info@odenwaldkreis.de wenden.

Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO oder § 52 HDSIG über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG § 52 Abs. 2 bis 5 HDSIG eingeschränkt wird.

Recht auf Berichtigung

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO oder § 53 HDSIG eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Recht auf Löschung

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und der §§ 34 und 53 HDSIG die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO oder § 53 HDSIG das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Recht auf Widerspruch

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z. B. wenn uns im Sinne von § 35 HDSIG im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet. 

Bitte beachten Sie ferner, dass bei einem Widerspruch gegen die Datenverarbeitung etwaige von Ihnen gestellte Anträge nicht bearbeitet werden können bzw. eine Versagung oder Entziehung von Leistungen nach sich ziehen könnte (z.B. §§ 60, 66 SGB I). 

Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten daten- schutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzbeauftragten des Kreisausschusses des Odenwaldkreises (DSB: datenschutz@odenwaldkreis.de / f.guenaydin@odenwaldkreis.de bzw. Stv. b.hering@odenwaldkreis.de) wenden, die Ihre Beschwerde prüfen werden. Ferner können Sie sich an den Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann- Ring 1, 65189 Wiesbaden wenden.

Internetpräsenz

Bei jedem Besuch unserer Webpräsenz werden Daten über den Zugriff auf das Angebot (sog. Server-Logfiles) erhoben und gespeichert. Zu diesen Zugriffsdaten zählen: 

• Datum und Uhrzeit des Aufrufs
• Name der abgerufenen Website
• Meldung über erfolgreichen Abruf (Statuscode)
• übertragene Datenmenge
• verwendete Browsersoftware inklusive Version, (sog. User Agent) die von Ihnen zuvor besuchte Website (sog. Referer URL) sowie die IP-Adresse in anonymisierter Form.

Diese Daten werden ausschließlich zur Verbesserung unseres Angebotes ausgewertet und erlauben keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person.

Zudem wird die vollständige IP-Adresse zum Nachvollziehen von Angriffen in einem eigens dafür angelegten Protokoll gespeichert, auf das wir nur dann zugreifen, wenn es gilt, Angriffe nachzuvollziehen. Dieses Protokoll wird regelmäßig gelöscht und ist vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

Soweit Sie von uns auf unserem Internetauftritt angebotene Serviceleistungen, wie z.B. die unser Kontaktformular, Umfragen, etc. in Anspruch nehmen wollen, ist es dagegen nötig, dass Sie weitere Daten mit Personenbezug an- geben. Es handelt sich um diejenigen Daten, die zur jeweiligen Abwicklung erforderlich sind (näher dazu unten). Die Angabe der Daten ist freiwillig, ist zur Nutzung der Angebote jedoch erforderlich und werden lediglich dazu genutzt, die Angebote optimal auszuführen.

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um Ihnen über unsere Website einen umfangreichen Service anbieten zu können, oder die von Ihnen gewünschten Leistungen zu erbringen.

Eine weitere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte oder eine Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken ohne Ihre Einwilligung findet nicht statt, es sei denn, dass wir gesetzlich zur Herausgabe von Daten verpflichtet sind (z.B. Auskunft an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte; Auskunft an öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden usw.).

Personenbezogene Daten werden wie folgt genutzt:

Nutzerprofile / Einsatz von Cookies
Außer in den in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen erstellen wir keine personenbezogenen Nutzerprofile. In Verbindung mit dem Abruf der von Ihnen gewünschten Informationen werden auf unseren Servern lediglich in anonymisierter Form Daten zur Erbringung unserer verschiedenen Services oder zu Auswertungszwecken gespeichert. Hierbei werden allgemeine Informationen protokolliert, z.B. wann welche Inhalte aus unserem Angebot abgerufen werden oder welche Seiten am häufigsten besucht werden.

Wir setzen sog. “Cookies” (kleine Text-Dateien mit Konfigurationsinformatio- nen) ein. Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihres Besuchs un- serer Internetseiten von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir setzen nur sogenannte. Session-Cookies (auch als temporäre Cookies bezeichnet) ein, also solche, die ausschließlich für die Dauer Ihrer Nutzung einer unserer Internetseiten zwischen gespeichert werden.

Die eingesetzten Cookies sind zur Funktionsfähigkeit des vollständigen Webangebotes notwendig. Nutzer, die Cookies nicht akzeptieren, können auf bestimmte Bereiche unserer Websites eventuell nicht zugreifen.

Nach Beendigung der Session, sobald Sie Ihre Browsersitzung beenden, werden die Cookies gelöscht.

Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden.

Nutzung von ReadSpeaker
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich die Texte auf unserer Website vorlesen zu lassen. Dafür verwenden wir das System ReadSpeaker, das unsere Texte in Sprache umwandelt. Durch einen Klick auf den Vorlese-Button können Sie diese Anwendung nutzen. Bei der Nutzung von ReadSpeaker wird ausschließlich die Quell-IP-Adresse Ihres Rechners zum Zwecke der Systemfunktionalität, insbesondere zur Blockade von Roboter-Verkehr, erhoben. Die Quell-IP- Adresse wird in Protokollen gespeichert, die täglich ausgewertet und nach drei bis maximal fünf Tagen gelöscht werden. Eine weitere Verarbeitung oder Nutzung dieses Datums erfolgt nicht.

Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten
Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden. Sofern etwa Daten von Ihrem Rechner an solche des Odenwaldkreises übertragen werden, verschlüsseln wir diese generell nach dem SSL-Standard.

Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die oben genannten Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können von Ihnen unverschlüsselt preisgegebene Daten - auch wenn dies per E-Mail erfolgt - von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers, die von ihm zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

Hyperlinks zu fremden Websites
Auf unserer Website befinden sich sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden sie von unserer Website direkt auf die Website der anderen Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf diesen Websites Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Unternehmen, Behörden oder sonstigen Personen die Datenschutzbestimmungen einhalten. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritten informieren Sie sich bitte auf deren Websites.

Kontaktformular
Wenn Sie uns Daten zu Ihrer Person im Rahmen einer Anfrage über unser Kontaktformular zur Verfügung stellen, verwenden wir diese Daten zur Erfüllung unserer Aufgaben ausschließlich zu dem Zweck, zu dem sie uns diese Daten übermitteln: Zur Beantwortung Ihrer Fragen und Bearbeitung Ihrer Anliegen. 

Die im Rahmen von Anfragen über unsere Online-Formulare erhobenen Daten werden für einen Zeitraum von fünf Jahren gespeichert.

Falls wir Ihre Nachricht mit Ihren Daten im Falle der Unzuständigkeit an eine zuständige Behörde zur Bearbeitung abgeben ("Abgabe"), werden die erhobenen Daten und die Information über die Abgabe an die zuständige Behörde für ein Jahr gespeichert.

Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses 

Personenbezogene Daten von Beschäftigten werden für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses in Einklang mit Artikel 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a, b, c und f  verarbeitet, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung, Beendigung oder Abwicklung sowie zur Durchführung innerdienstlicher planerischer, organisatorischer, sozialer und personeller Maßnahmen erforderlich ist. Dies gilt auch zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz o- der einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und

Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten. Zur Aufdeckung von Straftaten werden personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt nur, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt.

Der Arbeitgeber erhebt Daten, soweit die Kenntnis dieser Daten erforderlich ist, um die Eignung des Beschäftigten für die vorgesehenen Tätigkeiten fest- zustellen. Das sind Daten über die fachlichen und persönlichen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen sowie über die Ausbildung und den bisherigen beruflichen Werdegang des Beschäftigten.

Daten eines Beschäftigten über die rassische und ethnische Herkunft, die Religion oder Weltanschauung, eine Behinderung, die sexuelle Identität, die Gesundheit, die Vermögensverhältnisse, Vorstrafen oder laufende Ermittlungs- verfahren werden nur unter den Voraussetzungen erhoben, unter denen nach§ 8 Absatz 1 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) eine unterschiedliche Behandlung zulässig ist.

Insbesondere können folgende Daten gespeichert werden:

Notwendige Unterlagen nach dem Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzgesetz, Jugendarbeitsschutzgesetz, Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, Entgeltunterlagen mit Bezug zur Sozialversicherung, Unterlagen, die steuerlich relevant sein könnten, Unterlagen in Bezug auf betriebliche Altersversorgung sowie Unterlagen zu Haftungsfällen.

Soweit gesetzliche Speicher- bzw. Löschfristen bestehen, gelten diese. Hier- nach sind im Beschäftigungskontext insbesondere folgende Fristen zu beachten:

Sonstige Unterlagen bzw. Beschäftigtendaten, insbesondere Beschäftigtendaten für die keine oder keine eindeutige gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, sind grundsätzlich drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der einzelne Datenverarbeitungsvorgang abgeschlossen wurde, aufzubewahren so- weit keine Ausnahme nach Absatz 3 besteht. Diese Frist entspricht der regel- mäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB.

Eine längere oder verlängerte Speicherfrist in Bezug auf Beschäftigtendaten ist ausnahmsweise zulässig, wenn die weitere (längere) Datenverarbeitung erforderlich ist, um rechtliche Ansprüche, sei es in einem Gerichtsverfahren oder in einem Verwaltungsverfahren oder einem außergerichtlichen Verfahren (hierzu gehören auch Meditations- und Moderationsverfahren sowie sonstige außergerichtliche Verhandlungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer), geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Das gilt auch für Bewerberdaten. Eine längere oder verlängerte Speicherfrist ist ausnahmsweise auch dann zulässig, wenn die (weitere bzw. längere) Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Arbeitgebers oder eines Dritten erforderlich ist (z. B. Dokumentationsinteresse des Arbeitgebers), sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Beschäftigten, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Eine längere oder verlängerte Speicherfrist ist schließlich zulässig mit Abschluss einer entsprechenden Einwilligung des Betroffenen. Nach Ablauf der Speicherfrist werden die Daten umgehend und endgültig gelöscht.

Gespeicherte Beschäftigtendaten werden umgehend gelöscht, wenn feststeht, dass die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Das Recht auf Berichtigung und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung bleiben unberührt.

Für Unterlagen von Bewerbern gelten folgende Regelungen:

Die eingereichten und vorgelegten Unterlagen von abgelehnten Bewerbern werden grundsätzlich neun Monate aufbewahrt und gespeichert (die Frist beginnt mit Zustellung der Ablehnungsentscheidung). Soweit Bewerber eingestellt werden, gelten die vorgenannten Fristen für Beschäftigte.

Bewerberinnen und Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, gelten als Beschäftigte.

Beihilfestelle

Zum Zweck der Bearbeitung von Beihilfeangelegenheiten gem. § 80 Hessisches Beamtengesetz (HBG) bzw. der entsprechenden tarifrechtlichen Vorschriften in Verbindung mit der Hessischen Beihilfenverordnung (HBeihVO) werden die personenbezogenen Daten der Beihilfeberechtigten und ggf. ihrer berücksichtigungsfähigen Angehörigen erhoben und auch an die Versorgungskasse für die Beamten der Gemeinden und Gemeindeverbände in Darmstadt weitergeleitet, die in die Ermittlung des Beihilfeanspruchs und der Beihilfeauszahlung eingebunden ist. Sollten medizinische Stellungnahmen bzw. Gutachten zur Entscheidungsfindung erforderlich sein, werden personenbezogene Daten an Gutachterinnen und Gutachter bzw. Amtsärztinnen und Amtsärzte weitergeleitet. Insgesamt unterliegen die Daten den Aufbewahrungsfristen des § 92 Abs. 2 HBG bzw. den tarifrechtlichen Vorschriften. Da- nach sind Unterlagen über Beihilfeangelegenheiten drei Jahre bzw. bei Tarif- beschäftigten sechs Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen wurde.

Familienkasse

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Die Daten werden zur Bearbeitung Ihres Kindergeldantrages auf Grundlage der §§ 31, 62 bis 78 Einkommensteuergesetz (EStG) und der Regelungen der Abgabenordnung (AO) bzw. aufgrund des Bundeskindergeldgesetzes (BKGG) und des Sozialgesetzbuches (SGB) verarbeitet.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

• Daten werden im Rahmen des IdNr-Kontrollverfahrens an die IdNr- Datenbank des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) gemeldet, um zu verhindern, dass Kindergeld mehrfach festgesetzt wird. Rechtsgrundlage: Nach § 139b Abs. 3 Nr. 11 AO besteht die Befugnis für die Speicherung der zuständigen Finanzbehörden. Familienkassen sind gemäß § 6 Abs. 2 Nr. 6 AO Finanzbehörden und als solche befugt, ihre Zuständigkeit zu übermitteln.

• Daten werden an die Bezüge anweisenden Stellen im öffentlichen Dienst weitergeleitet.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:
Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes zu vernichten. Wann die Aufbewahrungsfrist abläuft, hängt davon ab, um welche Art von Akte es sich handelt:

• Die Aufbewahrungsfrist für Kindergeldakten beträgt grundsätzlich sechs Jahre. Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.
• Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechts- behelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist.
• Für Schriftgut in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Ver- fahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht bevor etwaige Ansprüche aus diesem Steuerschuldverhältnis erloschen sind; im Falle einer rechtskräftigen Ahndung (Bußgeldbescheid) durch die Verwaltungsbehörde jedoch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens. Die elektronisch gespeicherten Daten werden analog dieser Regelungen gelöscht.

Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und Folgen einer Nichtbereitstellung:

Nach § 93 Abs. 1 AO hat der Beteiligte alle zur Feststellung des Sachverhaltes erheblichen Tatsachen und Auskünfte vorzutragen. Sofern der Beteiligte keine hinreichenden Auskünfte machen kann, kann sich die Familienkasse an

Dritte wenden (§ 93 Abs. 1 Satz 3 AO). Die besonderen Mitwirkungspflichten nach § 68 EStG ergänzen und konkretisieren die allgemeinen Mitwirkungs- pflichten in Bezug auf den Familienleistungsausgleich.

Derjenige, der Kindergeld beantragt oder bereits erhält, muss alle Änderungen in den Verhältnissen, die für die Kindergeldzahlung erheblich sind oder über die im Zusammenhang mit der Kindergeldzahlung Erklärungen abgegeben worden sind, unverzüglich der zuständigen Familienkasse mitteilen.

Kommt der zur Mitwirkung Verpflichtete (Antragsteller, Kindergeldberechtigter, über 18- jähriges Kind) seiner Mitwirkungspflicht nicht nach, hat die Familienkasse je nach Sachlage im Rahmen der freien Beweiswürdigung zu Lasten des Kindergeldberechtigten nachteilige Schlüsse zu ziehen.

Ein Neuantrag ist somit aus materiellen Gründen abzulehnen. Eine laufende Kindergeldfestsetzung ist aufzuheben.

Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck: Werden personenbezogene Daten zu einem anderen Zweck als zu demjenigen, zu dem sie erhoben wurden, verarbeitet, handelt es sich um eine Weiterverarbeitung. Eine solche darf die Familienkasse gemäß § 29c AO vornehmen, beispielsweise nach Abs. 1 Nr. 1 der Vorschrift, wenn die Weiterverarbeitung einem anderen Verwaltungsverfahren in Steuersachen dient.

Nach § 68 Abs. 4 EStG darf die Familienkasse an die Bezüge anweisenden Stellen Auskunft über den für die jeweilige Kindergeldzahlung maßgebenden Sachverhalt erteilen, damit diese mit dem Kindergeld zusammenhängende Leistungen bearbeiten kann.

Die Abteilungen II.10 (Kommunales Job-Center), II.20 (Soziale Sicherung) und I.30 (Kommunales Service-Center) verarbeiten Daten zum Zwecke der ge- setzlichen Aufgabenerledigung nach den Vorgaben des Sozialgesetzbuches Zweites und Zwölftes Buch (SGB II und SGB XII). Das Jobcenter und das Sozialamt sind nach Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen zur wirtschaftlichen Erbringung von Geld-, Sach- und Dienstleistungen verpflichtet. Dazu zählen insbesondere Leistungen zur Beratung, Sicherung des Lebensunterhalts, Beendigung oder Verringerung der Hilfebedürftigkeit oder die Eingliederung in Arbeit. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zur Durchführung von Erstattungsansprüchen anderer Leistungsträger oder anderer Stellen oder der Bekämpfung von Leistungsmissbrauch verarbeitet. Dasselbe gilt für die Ausstellung von Bescheinigungen. Im Rahmen der Gesetze und Verordnungen werden Daten u.a. zu Zwecken der Arbeitsmarkt- und Berufsforschung sowie zu Statistik- zwecken verarbeitet. Die Datenverarbeitung stützt sich insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) und e) DSGVO i.V.m. §§ 67 ff SGB X, SGB II, SGB XII sowie auf spezialgesetzliche Regelungen.

Insbesondere folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

Stammdaten bzw. Grunddaten inkl. Kontaktdaten Das sind beispielsweise:

Kundennummer, Bedarfsgemeinschaftsnummer, Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Telefonnummer (freiwillige Angabe), E- Mail-Adresse (freiwillige Angabe), Familienstand, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Renten-/Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung, Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID).

Daten zur Leistungsgewährung Das sind beispielsweise:

Einkommensnachweise, Vermögensnachweise, Leistungszeitraum, -höhe, -art, Bedarfe der Unterkunft und Heizung, Gültigkeit des Aufenthaltstitels

Daten zu Unterhaltsansprüchen/ Regressansprüchen, Daten zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Daten zur Dauer und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Vollstreckungsdaten, Daten zum Verfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG).

Daten zur Vermittlung/Integration in Arbeit Das sind beispielsweise:

Lebenslauf, Nachweise über Abschlüsse etc., Angaben zu Kenntnissen und Fähigkeiten, Führerschein, Qualifikation (schulische und berufliche), Leistungsfähigkeit, Motivation, Rahmenbedingungen (Mobilität, freiwillige Angaben: familiäre Situation, finanzielle Situation, Wohnsituation), Daten auf Grundlage der Beauftragung von Dritten (z.B. Maßnameträger, Begutachterstelle zur Wahrnehmung von Aufgaben eines Ärztlichen Dienstes, Berufspsychologischer Service),

Dokumentation der Kundenkontakte sowie Entscheidungen z.B. in Form von Beratungs- und Vermittlungsvermerken, Daten zu Stellenangeboten, Stellengesuchen (soweit nicht anonymisiert) und ggf. Rückmeldungen der Arbeitgeber

Gesundheitsdaten nur, soweit diese Leistungs- oder Vermittlungsrelevant sind. Das sind beispielsweise:

Stellungnahmen durch den vom Jobcenter beauftragten ärztlichen Begutachter, den Medizinischen Dienst der Krankenkassen, den Berufspsycho- logischen Dienst, Daten zur Schwerbehinderung, Daten für die Beauftragung der Deutschen Rentenversicherung zur Beurteilung der Erwerbsfähigkeit, Daten für die Betreuung im Reha-Bereich

Forschungsdaten (Befragungsdaten) und Statistikdaten Das sind beispielsweise:

Grad der Schwerbehinderung, Aufenthaltsrechtlicher Status, freiwillige An- gaben: Zuwanderung, Aussiedler/Spätaussiedler, Zuwanderung der Eltern

Darüber hinaus ist gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO eine Datenverarbeitung auch zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung erteilt hat.

Hinsichtlich der Bestimmung der Aufbewahrungsfristen von Akten im Bereich des SGB ist maßgeblicher Ausgangspunkt § 84 Abs. 2 SGB X, wonach Sozialdaten zu löschen sind, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr be- nötigt werden. Doch auch nach dem eigentlichen Bearbeitungsende, dem Schließen der Akte, kann noch eine Erforderlichkeit der Speicherung beste- hen, wenn sich diese aus gesetzlichen Vorgaben ergibt, die sich auf den Zeit- punkt der Aussonderung der Akten auswirken.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) verarbeitet im Zusammenhang mit der Durchführung der Finanzkontrolle nach § 6b Abs. 4 Satz 1 des zweiten Buches Sozialgesetzbuch (SGB 11) und der Bundesrechnungshof (BRH) im Rahmen seiner Prüfkompetenz nach Art. 114 Abs. 2 Grundgesetz sowie § 91 Abs. 1 Satz 1 Bundeshaushaltsordnung und § 6b Abs. 3 SGB II personenbezogene Daten der Kundinnen und Kunden der zu- gelassenen kommunalen Träger.

Daten der Kundinnen und Kunden können deshalb an das BMAS und den BRH zum Zwecke der oben genannten gesetzlichen Aufgabenerledigung übermittelt werden.

Beistandschaft, Amtspflegschaft und Amtsvormundschaft

Für den Bereich Beistandschaft, Amtspflegschaft und Amtsvormundschaft gilt ausschließlich die bereichsspezifische Regelung des § 68 SGB VIII und verdrängt insoweit Art. 13 EU-DSGVO. Das heißt die Auskunftsrechte Betroffener sind weiterhin in § 68 Abs. 3 SGB VIII abschließend geregelt. Wer unter Beistandschaft, Amtspflegschaft oder Amtsvormundschaft gestanden hat, hat nach Vollendung des 18. Lebensjahres ein Recht auf Kenntnis der zu seiner Person gespeicherten Informationen, soweit nicht berechtigte Interessen Dritter entgegenstehen. Vor Vollendung des 18. Lebensjahres können ihm die gespeicherten Informationen bekannt gegeben werden, soweit er die erforderliche Einsichts- und Urteilsfähigkeit besitzt und keine berechtigten Interessen Dritter entgegenstehen. Nach Beendigung einer Beistandschaft hat darüber hinaus der Elternteil, der die Beistandschaft beantragt hat, einen Anspruch auf Kenntnis der gespeicherten Daten, solange der junge Mensch minderjährig ist und der Elternteil antragsberechtigt ist.

Sachbearbeitung zur Abwendung einer möglichen Kindeswohlgefährdung und zur Sicherung des Kindeswohls

Die Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Aufgabe des Jugend- und Sozialamtes erfolgt gemäß Art. 6 Abs.1 lit. c und e DS-GVO i.V.m. §§ 8a und 50 SGB VII und §§ 61 ff. SGB VIII, § 35 SGB I.

In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht aufgrund einer gesetzlichen Grundlage erfolgt, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, i.V.m. §§ 67b Abs. 2 SGB X.

Die öffentliche Stelle verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

Grunddaten zur Person:
Name, Vorname, Titel, Beruf, Geburtsdatum, Geburtsstandesamt, Geburtsort, Geschlecht, Familienstand, Anschrift, Telefonnummer, E-Mailadresse, Nationalität, Ausweisdokument, Aufenthaltstitel, Gegenstand der Betreuer/Vormund/Pfleger,

gegebenenfalls:
Einkommens und Vermögensverhältnisse, Bankverbindung, Höhe der Unterhaltsverpflichtung, Erstattungsansprüche, Art und Bezug von Sozialleistungen, Kranken- und Pflegversicherungsverhältnis, Familienverhältnisse, Gesundheitsdaten

Ihre persönlichen Daten können je nach Zweck der Aufgabe des Jugendamtes an folgende Dritte übermittelt werden. Dies geschieht entweder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung z.B. an andere Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter, Polizei, Ärzte, Psychiatrie für Kinder-und Jugendliche, Schulen, Kindergärten), Gerichte, andere Jugendämter, Betreuer/Vormund/Pfleger

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich bei dem Betroffenen zu erheben. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage, nur soweit im Einzelfall zur Aufgabenerfüllung erforderlich oder Ihrer Einwilligung, kann das Jugendamt personenbezogene Daten bei den folgenden anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben: Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), dem betreuenden Elternteil, dem unterhaltspflichtigen Eltern- teil, Gerichte; andere Jugendämter; Betreuer/Vormund/Pfleger

Beratung zur Erziehung, bei Trennung und Scheidung und zum Umgangs- recht sowie bei gerichtlichen Verfahren zum Sorge- und Umgangsrecht

Die Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Aufgabe des Jugendamtes erfolgt gemäß Art. 6 Abs.1 lit. c und e sowie Artikel 9 Abs. 2 lit. B DS-GVO i.V.m.§§ 16, 17, 18, 50 SGB VII und §§ 61 ff. SGB VIII, § 35 SGB I.

In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht aufgrund einer gesetzlichen Grundlage erfolgt, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, i.V.m. §§ 67b Abs. 2 SGB X.

Die öffentliche Stelle verarbeitet u.a. folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

Grunddaten zur Person:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Anschrift, Telefonnummer,

gegebenenfalls:
E-Mailadresse, Nationalität, Ausweisdokument, Aufenthaltstitel, Gegenstand der Betreuer/Vormund/Pfleger, Titel, Geburtsstandesamt, Geburtsort, Beruf, Einkommens und Vermögensverhältnisse, Bankverbindung, Höhe der Unterhaltsverpflichtung, Erstattungsansprüche, Art und Bezug von Sozialleistungen, Kranken- und Pflegversicherungsverhältnis

Ihre persönlichen Daten können je nach Zweck der Aufgabe des Jugendamtes an folgende Dritte übermittelt werden. Dies geschieht entweder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung an andere Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), betreuender Elternteil, unterhaltspflichtiger Elternteil, Gerichte, andere Jugendämter, Betreuer/Vormund/Pfleger

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich bei dem Betroffenen zu erheben. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage nur soweit im Einzelfall zur Aufgabenerfüllung erforderlich, oder Ihrer Einwilligung kann das Jugendamt personenbezogene Daten nur bei den folgenden anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben: Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), dem betreuenden Elternteil, dem unterhaltspflichtigen Eltern- teil, Gerichte; andere Jugendämter; Betreuer/Vormund/Pfleger

Besondere Soziale Dienste

Das Jugendamt des Odenwaldkreises verarbeitet Ihre Daten, um Ihren Antrag auf Gewährung / Ihre Inanspruchnahme von Leistungen nach dem SGB VIII zu bearbeiten und die Leistung/Hilfe durchzuführen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch das Jugendamt des Odenwaldkreises: Die Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Aufgabe des Jugendamts erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DS- GVO i.V.m. §§ 8a und 50 SGB VII und §§ 61 ff. SGB VIII, § 35 SGB I.

In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht aufgrund einer gesetzlichen Grundlage erfolgt, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a DS- GVO i.V.m. § 67b Abs. 2 SGB X.

Folgende Kategorien personenbezogener Daten können im Jugendamt des Odenwaldkreises im Rahmen je nach gesetzlicher Aufgabe und Rechtsgrundlage verarbeitet werden:

Nachname, Vornamen, Titel, Beruf, Geburtsdatum, Geburtsstandesamt, Geburtsort, Anschrift, Geburtsname, Nationalität, Familienstand, Ge- schlecht, Telefonnummer, Ausweisdokument, E-Mailadresse, Aufenthaltstitel, Gegenstand der Betreuer/Vormund/Pfleger

Weitere mögliche Kategorien personenbezogener Daten: Bankverbindung, Einkommens- und Vermögensnachweise, Höhe der Unterhaltsverpflichtung, Erstattungsansprüche, Art und Bezug von Sozialleistungen, Kranken- und Pflegeversicherungsverhältnisse

Ihre persönlichen Daten können je nach Zweck der Aufgabe des Jugendamts des Odenwaldkreises an folgende Dritte übermittelt werden. Dies geschieht entweder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung.

• andere Träger der Jugendhilfe
• andere Jugendämter
• Betreuter/Vormund/Pfleger
• Gerichte

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich beim Betroffenen zu er- heben. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage, nur soweit erforderlich, oder Ihrer Einwilligung kann das Jugendamt des Odenwaldkreises personenbezogene Daten bei folgenden anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben:

• andere Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter)
• dem betreuenden Elternteil
• dem unterhaltspflichtigen Elternteil
• Gerichte
• andere Jugendämter
• Leistungserbringer (z.B. Träger)
• Polizei- und Strafverfolgungsbehörden
• Ärzten / Therapeuten

Hilfe zu Erziehung

Die Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Aufgabe des Jugendamtes erfolgt gemäß Art. 6 Abs.1 lit. c und e sowie Artikel 9 Abs. 2 lit. B DS-GVO i.V.m.§§ 16, 17, 18, 50 SGB VII und §§ 61 ff. SGB VIII, § 35 SGB I.

In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht aufgrund einer gesetzlichen Grundlage erfolgt, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, i.V.m. §§ 67b Abs. 2 SGB X.

Die öffentliche Stelle verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

Grunddaten zur Person:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Anschrift, Telefonnummer,

gegebenenfalls:
E-Mailadresse, Nationalität, Ausweisdokument, Aufenthaltstitel, Gegenstand der Betreuer/Vormund/Pfleger, Titel, Geburtsstandesamt, Geburtsort, Beruf, Einkommens und Vermögensverhältnisse, Bankverbindung, Höhe der Unterhaltsverpflichtung, Erstattungsansprüche, Art und Bezug von Sozialleistungen, Kranken- und Pflegversicherungsverhältnis

Ihre persönlichen Daten können je nach Zweck der Aufgabe des Jugendamtes an folgende Dritte übermittelt werden. Dies geschieht entweder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung, z.B. an andere Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), betreuender Elternteil, unterhaltspflichtiger Elternteil, Gerichte, andere Jugendämter, Betreuer/Vormund/Pfleger

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich bei dem Betroffenen zu erheben. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage nur soweit im Einzelfall zur Auf- gabenerfüllung erforderlich, oder Ihrer Einwilligung kann das Jugendamt per- sonenbezogene Daten nur bei den folgenden anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben: Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), dem betreuenden Elternteil, dem unterhaltspflichtigen Eltern- teil, Gerichte; andere Jugendämter; Betreuer/Vormund/Pfleger

Eingliederungshilfe sowie Sicherstellung der Teilhabe junger Menschen am Leben in der Gesellschaft

Die Datenverarbeitung aufgrund einer gesetzlichen Aufgabe des Jugendamtes erfolgt gemäß Art. 6 Abs.1 lit. c und e sowie Artikel 9 Abs. 2 lit. B DS-GVO i.V.m.§§ 16, 17, 18, 50 SGB VII und §§ 61 ff. SGB VIII, § 35 SGB I.

In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht aufgrund einer gesetzli- chen Grundlage erfolgt, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 lit. a DS-GVO, i.V.m. §§ 67b Abs. 2 SGB X.

Die öffentliche Stelle verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

Grunddaten zur Person:
Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Anschrift, Telefonnummer,

gegebenenfalls:
E-Mailadresse, Nationalität, Ausweisdokument, Aufenthaltstitel, Gegenstand der Betreuer/Vormund/Pfleger, Titel, Geburtsstandesamt, Geburtsort, Beruf, Einkommens und Vermögensverhältnisse, Bankverbindung, Höhe der Unterhaltsverpflichtung, Erstattungsansprüche, Art und Bezug von Sozialleistungen, Kranken- und Pflegversicherungsverhältnis

Ihre persönlichen Daten können je nach Zweck der Aufgabe des Jugendamtes an folgende Dritte übermittelt werden. Dies geschieht entweder aufgrund einer gesetzlichen Grundlage oder Ihrer Einwilligung:

Andere Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), betreuender Elternteil, unterhaltspflichtiger Elternteil, Gerichte, andere Jugendämter, Betreuer/Vormund/Pfleger

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich bei dem Betroffenen zu erheben. Bei Vorliegen einer gesetzlichen Grundlage nur soweit im Einzelfall zur Auf- gabenerfüllung erforderlich, oder Ihrer Einwilligung kann das Jugendamt per- sonenbezogene Daten nur bei den folgenden anderen öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen oder Personen erheben: Behörden (z.B. Meldebehörden, Standesämter), dem betreuenden Elternteil, dem unterhaltspflichtigen Eltern- teil, Gerichte; andere Jugendämter; Betreuer/Vormund/Pfleger

VHS, Volkshochschule

Die im Anmeldebogen abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet. Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten (durch Sternchen gekennzeichnet) und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Adresse, Geburtsjahr) kann kein Vertrag geschlossen werden. Ihr Geburtsjahr erheben wir, um sicherzustellen, dass Sie volljährig sind, bzw. bei Minderjährigkeit etwaige Vorkehrungen zu treffen. Für besondere Kurse, z.B. Babykurse, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein.

Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie ggf. nicht rechtzeitig erreichen. Auch die weiteren freiwilligen Angaben werden zur Vertragsdurchführung verwendet.

Durch Angabe von IBAN, Name und Vorname des Kontoinhabers können Sie uns ein Lastschriftmandat erteilen. Ist der Lastschriftmandatsbogen abtrenn- bar, müssen Sie zur Zuordnung nochmals Ihren vollständigen Namen und Ihre Adresse angeben. Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Wenn Sie uns die zwingend erforderlichen Bankdaten nicht bereitstellen, erfolgt keine Lastschrift und Sie müssen die Zahlung des Kursbeitrags anderweitig veranlassen.

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister betreut werden. Die Bereitstellung Ihrer Daten durch Sie ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nichtangabe von freiwilligen Daten hat keine Auswirkungen.

Benachrichtigungen über das Kursangebot sowie Newsletter erfolgen nur auf- grund Ihrer Einwilligung. Ohne Einwilligung werden wir Ihre E-Mailadresse nicht für diesen Zweck nutzen. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wir- kung für die Zukunft widerrufen. Den Widerruf können Sie uns über jedweden Kommunikationskanal (z.B. Brief, E-Mail, Link im Newsletter) mitteilen.

Weitergabe Ihrer Daten

Wir geben Ihren Namen, E-Mailadresse und – soweit angegeben – Telefonnummer, an den jeweiligen Kursleiter zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen. Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Telc- Sprachprüfungen, IHK-Prüfungen, Xpert, Finanzbuchhalter, Schulabschlüssen) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung. Für die Teilnahme an Integrationskursen müssen wir Ihren Namen und erforderliche Kontaktdaten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein.

Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.

Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an einen Inkassodienstleister zur Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse weiterzuleiten.

Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns eine Nachricht senden, nutzt die VHS die angegebenen Kontaktdaten zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt abhängig von Ihrem Anliegen und Ihrer Stellung als Interessent oder Kursteilnehmer zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung.

Speicherdauer und Löschung

Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung außer ggf. zulässiger Postwerbung gesperrt. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht.

Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktdaten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen wird für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert.

Unterhaltsvorschuss Zweck und Rechtsgrundlage

Die UVG-Stelle bearbeitet u.a. die Bewilligung von Unterhaltsvorschuss nach dem Unterhaltsvorschussgesetz (UVG), § 1 ff. UVG zur Geltendmachung der Erstattungsansprüche gegenüber dem zur Zahlung von Unterhalts verpflichteten (§ 7 UVG).

Als Arten personenbezogener Daten werden gespeichert:
Persönliche ldentifikations- und Kontaktangaben, z. B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Familienstand, Mitglieder der Haushaltsgemeinschaft, Daten zum Ehegatten / Lebenspartner, Bankverbindung, Steuernummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Daten zu Familienangehörigen, alle Daten, die im Zusammenhang mit unterhaltsrechtlichen Regelungen sowie die Personensorge bzw. den Aufenthalt minderjähriger Personen im Haushalt stehen, für die Berechnung von Sozialleistungen oder im Wege Zwangsbeitreibung (Rückgriff gem. § 7 UVG) erforderliche Informationen, z. B. Einnahmen (z. B. Arbeitslohn, Sozialleistungen Betriebseinnahmen, Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalerträge, Renten), Familien- stand und Kinder, Beruf, Bankverbindung, Angaben zu den Vermögensverhältnissen (z.B. Sparbücher / Bausparverträge, Eigentum).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, sogenannte „sensible Daten", erheben wir ebenfalls, jedoch nur dann, wenn dies für die Bearbeitung der Anträge zwingend erforderlich ist. Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten vorrangig bei Ihnen selbst.

Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, so- weit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.

Im Vollstreckungsverfahren können wir Daten bei Drittschuldnern (z. B. Kredit- institut oder Arbeitgeber) erheben.

Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Daten verbleiben grundsätzlich in der UVG-Stelle. Eine Weitergabe der Daten kann unter Umständen z.B. an Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Behörden erfolgen.

Die erhobenen bzw. bekannt gewordenen personenbezogenen Daten dürfen im Einklang mit dem Sozialdatenschutz sowie den Bestimmungen der DSGVO nur dann an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.

Wohngeldbehörde

Soweit es für die Durchführung des Wohngeldgesetzes bzw. zur Ermittlung der für das Wohngeld maßgeblichen Verhältnisse im Einzelfall erforderlich ist, werden Ihre Daten manuell bzw. automatisiert verarbeitet (d. h. insbesondere: erhoben, erfasst, geordnet, gespeichert und übermittelt; vgl. Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c und e und Artikel 4 Nr. 2 DS-GVO, §§ 67a ff. SGB X, § 23 WoGG).

Datenerhebung bei den Haushaltsmitgliedern

Ihre Angaben im Wohngeldantrag sind mit entsprechenden Nachweisen zu belegen. Werden Kontoauszüge vorgelegt, dürfen Verwendungszweck bzw. Empfänger einer Überweisung – nicht aber deren Höhe – geschwärzt werden, wenn es sich um besondere Arten von personenbezogenen Daten im Sinne des Artikel 9 DS-GVO handelt (Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben oder der sexuellen Orientierung).

Datenerhebung bei anderen Stellen

Sofern die Haushaltsmitglieder nicht oder nicht vollständig an der Aufklärung des Sachverhalts mitwirken, kann die Wohngeldbehörde auch Auskünfte ein- holen bzw. Daten erheben bei anderen Stellen im Zusammenhang zwischen diesen und den Haushaltsmitgliedern bestehenden Rechtsverhältnissen (z. B. Vermieter/Mietverhältnis, Arbeitseinkommen, Banken und Kreditinstitute) und bei anderen Personen im Hinblick auf möglicherweise gegen diese Personen bestehende Rechtsansprüche bzw. deren Voraussetzungen (z. B. unterhalts- verpflichtete Eltern oder [frühere/getrenntlebende] Ehepartner) nach § 23 WoGG, bei anderen Sozialleistungsträgern (z. B. Agentur für Arbeit, Jobcenter, Familienkasse, Unterhaltsvorschussstelle, Ämter für Ausbildungsförderung) nach §§ 3, 69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X, inwieweit z. B. andere Sozialleistungen beantragt, bewilligt oder eingestellt wurden oder inwieweit Aussicht auf Bewilligung dieser Leistungen besteht und beim Finanzamt zu Einkommens- und Vermögensverhältnissen nach § 21 Abs. 4 SGB X und – insbesondere bei selbständig tätigen Haushaltmitgliedern – zur Einkommensteuererklärung oder zum bereits ergangenen Einkommensteuerbescheid nach § 31a Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe b Doppelbuchstabe bb bzw. Nr. 2 AO.

Die Kosten für Auskunftsersuchen bei Banken und Kreditinstituten hat die/der Mitwirkungspflichtige der Wohngeldbehörde zu erstatten (vgl. § 23 Abs. 4 Satz 4 WoGG).

Manueller bzw. automatisierter Datenabgleich

Zur Vermeidung und Aufdeckung der rechtswidrigen Inanspruchnahme von Wohngeld wird ein regelmäßiger Datenabgleich für alle Haushaltsmitglieder, auch in automatisierter Form, insbesondere mit der Datenstelle der Rentenversicherung durchgeführt (§ 33 Abs. 2 und 5 WoGG in Verbindung mit §§ 16 bis 21 WoGV). Es darf z. B. abgeglichen werden, ob während des Wohngeldbezugs Arbeitslosengeld II gezahlt wird, ob eine versicherungspflichtige oder geringfügige Beschäftigung besteht oder in welcher Höhe Kapitalerträge zu- fließen, für die ein Freistellungsauftrag erteilt worden ist. Ebenso ist ein Abgleich mit der Meldebehörde zu Meldeanschriften, Wohnungsstatus und Zeitpunkt von Ummeldungen möglich.

Zudem besteht die Möglichkeit eines Kontenabrufs beim Bundeszentralamt für Steuern nach § 93 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe e AO.

Verdachtsfälle auf Betrug werden grundsätzlich bei der Staatsanwaltschaft angezeigt.

Datenverarbeitung im Rahmen der Wohngeldstatistik

Die für die Bearbeitung des Antrages erhobenen Daten werden in anonymisierter Form (d. h. ohne Namen und Anschrift) für die Wohngeldstatistik verwendet. Die Daten dürfen hierfür an das Hessische Statistische Landesamt, an das Statistische Bundesamt sowie an das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat und an das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung übermittelt werden (§§ 34 bis 36 WoGG).

Durchführung von gerichtlichen Verfahren einschließlich Strafverfahren Zur Durchführung von gerichtlichen Verfahren einschließlich Strafverfahren werden personenbezogene Daten unter den Voraussetzungen der §§ 68, 69 SGB X an die Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften und Gerichte übermittelt.

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden von der Wohngeldbehörde gelöscht, wenn sie für die Durchführung des Wohngeldgesetzes nicht mehr benötigt werden (vgl. § 33 Abs. 3 Satz 3, Abs. 4 Satz 2 und Abs. 5 Satz 6 und 7, § 35 Abs. 2 Satz 2 WoGG, § 19 Abs. 4 und § 20 WoGV) und rechtliche Aufbewahrungs- fristen abgelaufen sind (vgl. Teil A Nr. 24.01 Wohngeld-Verwaltungsvorschrift: Aufbewahrung längstens zehn Jahre, um z. B. Entscheidungen über rückwirkende Änderungen bzw. bei Rechtswidrigkeit zu ermöglichen, § 27 Abs. 4 Satz 3 und § 33 Abs. 2 Satz 2 WoGG, § 45 Abs. 3 Satz 4 SGB X). Innerhalb der vorstehend genannten Fristen besteht kein Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO.

Unter den Voraussetzungen des Art. 18 DS-GVO in Verbindung mit § 84 Abs. 3 SGB X können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Dies kommt z. B. dann in Betracht, wenn die Wohngeldbehörde die Daten nicht mehr länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen und eine Löschung der Daten Ihre schutzwürdigen Interessen beeinträchtigen würde.

Im Zusammenhang mit der Wohngeldbearbeitung besteht kein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO, da die Datenverarbeitung im Wohngeld im öffentlichen Interesse liegt (vgl. Art. 21 Abs. 3 DS-GVO). Es besteht auch kein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO, da wohngeldrechtliche Vorschriften die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorsehen (vgl. § 84 Abs. 5 SGB X).

Sollten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet (d. h. insbesondere erhoben) worden sein, können Sie diese Einwilligung jederzeit nach Art. 7 Abs. 3 DS-GVO widerrufen. Dadurch wird jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zu Ihrem Widerruf berührt.

Weitere Verfahren, s. "Unser grundsätzlicher Umgang mit Ihren Daten"

Kommunalaufsicht

Die Kommunalaufsicht erhebt und Verarbeitet Daten, um:

• Wahlen als Kreiswahlleitung durchzuführen (Wahlbewerber, Gestaltung Stimmzettel)
• als Aufsichtsbehörde Übersichten der gewählten Mandatsträger, Bürgermeister der kreisangehörigen Kommunen zu pflegen
• Ehrensold abzurechnen
• Beschwerden gegen Kommunen bzw. kommunale Gremien oder Amtsträger bearbeiten

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

• Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) und e) DSGVO in Verbindung mit
• §§ 19, 27, 28 LWG, §§ 30, 66, 68 LWO, §§ 15, 16, 23 KWG, §§ 25, 58 KWO, §§
• 20, 26 BWG ;§§ 28, 30, 36, 76, 79 BWO,
• § 13 des Gesetzes über die Aufwandentschädigung und den Ehrensold der ehrenamtlichen Bürgermeister und der ehrenamtlichen Kassenverwalter der Gemeinden

Die personenbezogenen Daten können weitergeleitet werden an:

• Sachbearbeiter bei den kreisangehörigen Kommunen, Mitglieder der Wahlvorstände
• Landeswahlleiter bzw. Bundeswahlleiter, Hessisches Stat. Landesamt
• Presse (öffentliche Bekanntmachungen)
• Druckerei (Stimmzettel)
• Rechtsanwälte, Gerichte und Beteiligte nach dem Verwaltungsverfahrensgesetz

Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich ist:

• Im Wahlbereich gemäß des jeweiligen Wahlgesetzes bzw. der Wahlordnung bis 60 Tage vor der neuen Wahl, soweit mit Rücksicht auf ein schwebendes Wahlprüfungsverfahren nichts anderes angeordnet wird.
• In allen anderen Fällen werden die Daten nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

 Ausländerbehörde

Die Ausländerbehörde verarbeitet personenbezogene Daten (u.a. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) soweit dies für die Erledigung der ihr gesetzlich übertragenen Aufgaben erforderlich ist (u.a. für ordnungsrechtliche Verfügungen, sonstige Anordnungen und Nebenbestimmungen sowie Maßnahmen zu deren Durchsetzung). In diesem Rahmen werden Ihre personenbezogenen Daten nach Maßgabe der ausländerrechtlichen Bestimmungen etwa in einer Ausländerdatei sowie im Ausländerzentralregister gespeichert und dienen als Grundlage für die Erteilung aufenthaltsrechtlicher Erlaubnisse und sonstiger Bescheinigungen über den Aufenthaltsstatus.

Ihre personenbezogenen Daten werden zu diesen gesetzlichen Zwecken er- hoben, die Bereitstellung der Daten ist gesetzlich vorgesehen.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitungstätigkeit ergeben sich aus dem Aufenthaltsgesetz, den aufgrund des Aufenthaltsgesetzes erlassenen Rechtsverordnungen (u.a. Aufenthaltsverordnung, Beschäftigungsverordnung, Integrationskursverordnung), dem Asylgesetz, dem Gesetz über das Ausländerzentralregister, der Verordnung zur Durchführung des Gesetzes über das Ausländerzentralregister dem sowie der Datenschutz-Grundverordnung, dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Hessisches Datenschutz- und. Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG).

Übermittelt werden dürfen Ihre Daten an andere Ausländerbehörden, sonstige Behörden, Gerichte und konsularische Vertretungen, bzw. an die zuständigen Stellen anderer Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Eine Übermittlung an Länder außerhalb der Europäischen Union sowie internationale Organisationen findet nur statt, soweit dies nach Kapitel V der Datenschutzgrundverordnung zulässig ist.

Grundsätzlich werden Ihre Daten entsprechend der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung gelöscht, sobald sie für die Aufgabenerledigung nicht mehr notwendig sind. Darüber hinaus sind die nach der Aufenthaltsverordnung in der Ausländerdatei erfasst Daten zehn Jahre nach dem Fortzug aus dem Zuständigkeitsbereich der Ausländerbehörde zu löschen, bei Einbürgerung und im Todesfall sollen die Daten nach fünf Jahren gelöscht werden. Die Daten eines Ausländers, der ausgewiesen, zurückgeschoben oder abgeschoben wurde, werden gemäß § 91 Abs. 1 des Aufenthaltsgesetzes zehn Jahre, nachdem die Sperrwirkung gemäß § 11 Abs. 1 Satz 3 des Aufenthaltsgesetzes abgelaufen ist, gelöscht.

Wasserbehörde

In der bei der Wasserbehörde geführten Datei, die der Überwachung des Umgangs mit wassergefährdenden Stoffen dient, werden Personen-, Anlagen- und Überwachungsdaten (z.B. Name, Anschrift, Lagerort) automatisiert gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten beruht auf § 88 WHG i.V.M § 56 HWG und Verordnung über Anlagen zum Umgang mit wassergefährdenden Stoffen (AwSV). Zwanzig Jahre nach der endgültigen Stilllegung der Anlage werden die Daten gelöscht.

Kfz-Zulassungsbehörde, Fahrerlaubnisbehörde - Verkehrswesen

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten: Die Zulassungsstelle hat den gesetzlich definierten Auftrag, ein Register zur Erfassung der Kraftfahrzeugdaten im örtlichen und im zentralen Fahrzeugregister nach der Fahrzeugzulassungsverordnung (FZV) zu führen. Um diese Aufgabe zu erfüllen werden verschiedene Daten verarbeitet. Diese Angaben werden aufgrund gesetzlicher Vorgaben und Mitwirkungspflichten nach § 33 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) zum Zwecke der Führung des Registers erhoben, elektronisch gespeichert, verarbeitet und genutzt. Eine Speicherung, Verwendung oder Weitergabe findet nur im Rahmen der Vorschriften des § 32 StVG statt.

Empfänger und Kategorien personenbezogener Daten:

Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur durch uns verarbeitet. Zur Erfüllung unserer Aufgaben und Pflichten kann es erforderlich sein, dass wir die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen. Daten gegenüber Dritten offenlegen. Personenbezogene Daten (s.u.) können zum Zwecke der gesetzlichen Aufgabenerledigung der Zulassungsstelle gemäß der §§ 35 ff.

StVG an Dritte übermittelt werden, wie beispielsweise an Hauptzollamt, Kraftfahrt-Bundesamt, Gesamtverband der Versicherung - Versicherungsunternehmen, Finanzamt, Polizei und Staatsanwaltschaft.

Kategorien personenbezogener Daten

Nachfolgende Kategorien der personenbezogenen Daten werden gemäß § 6 der FZV verarbeitet:

Bei natürlichen Personen: Familienname, Geburtsname, Vornamen, vom Halter für die Zuteilung oder die Ausgabe des Kennzeichens angegebener Ordens- oder Künstlername, Datum und Ort der Geburt, Geschlecht und Anschrift des Halters;

Bei juristischen Personen und Behörden: Name oder Bezeichnung und Anschrift;

Bei Vereinigungen: benannter Vertreter mit den Angaben entsprechend natürlicher Personen und gegebenenfalls Name der Vereinigung.

Die Speicherung weiterer Daten im örtlichen und zentralen Fahrzeugregister, wie z. B. zum Fahrzeug und zur Kraftfahrzeug-Versicherung, richtet sich nach den §§ 30 und 31 FZV. Die Speicherung, Übermittlung, Verarbeitung und Löschung der Daten richtet sich nach den §§ 32 ff. FZV.

Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden:

Die Löschung der Daten in den Fahrzeugregistern richtet sich nach § 44 StVG und werden spätestens gelöscht, wenn sie für die Aufgaben nach § 32 StVG nicht mehr benötigt werden.

Bei Anträgen im Zusammenhang mit Ihrer Fahrerlaubnis erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person, und zwar

• Name, Vorname
• Adresse
• Geburtsdatum und -ort
• Führerscheindaten

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grund Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO und zwar zur Erteilung, Wiedererteilung und zum Entzug der Fahrerlaubnis 

Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

• Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
• die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist,
• die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
• die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

Ihre personenbezogene Daten werden im Zuge der regelmäßigen Bearbeitung ihres Anliegens weiter gegeben an:

Kraftfahrt-Bundesamt, Fördestraße 16, 24944 Flensburg TÜV-Stellen

Bundesdruckerei GmbH Kommandantenstr. 18, 10969 Berlin

Dauer der Datenspeicherung und Löschung

Führerscheindaten und Angaben über einen Entzug der Fahrerlaubnis: bis zur Vollendung des 110. Lebensjahres

Registerauskünfte, Führungszeugnisse, Gutachten und Gesundheitszeugnis- se: bis zu 10 Jahren ab der Erteilung/Verlängerung/Neuerteilung der Fahrerlaubnis.

Rechtsamt

Das Rechtsamt des Odenwaldkreises verarbeitet - sofern dies zur Durchführung von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist - personenbezogene Daten von Verfahrensbeteiligten, Rechtsanwälten und -beiständen, Behördenvertretern, Sprachmittlern, Sachverständigen, Zeugen sowie um Auskunft oder Erstellung von Befundberichten ersuchten Personen. Die Verarbeitung kann je nach dem Streitgegenstand des jeweiligen Verfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung – EU-DSGVO) umfassen (bspw. Gesundheitsdaten).

Darüber hinaus können personenbezogene Daten von nicht am Verfahren beteiligten Personen verarbeitet werden, wenn deren Daten sich aus dem Vortrag der Verfahrensbeteiligten und den im Rahmen der Amtsermittlung heran- gezogenen Erkenntnismitteln ergeben. Die Datenverarbeitung schließt die Übermittlung personenbezogener Daten an die Gerichte und die Beteiligten des jeweiligen Verfahrens sowie an dritte Personen und Stellen ein, soweit dies zur Prozessführung und im Rahmen der Pflicht zur Amtsermittlung erforderlich ist. In Einzelfällen kann im Rahmen der Amtsermittlungspflicht eine Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittstaat oder an eine internationale Organisation erforderlich sein.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung (sozial-)gerichtlicher Verfahren – auch ohne Kenntnis und Einwilligung der Betroffenen – sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und e EU-DSGVO, die Regelungen des Sozialgerichtsgesetzes (SGG), der Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO) und der Zivilprozessordnung (ZPO) sowie – für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 EU- DSGVO – Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und f EU-DSGVO.

Brand- und Katastrophenschutz, Rettungsdienst und Maklerwesen 

Einsatz des Programms ZMS Florix Hessen:

Die Software ZMS Florix Hessen ermöglicht die zentrale Verwaltung von Daten der im Brand- und Katastrophenschutz des Landes Hessen tätigen Behörden, Dienststellen und Einrichtungen des Landes, der Landkreise und der Gemeinden sowie der im Brand- und Katastrophenschutz des Landes Hessen mitwirkenden Werkfeuerwehren und Organisationen und Personen. Sie dient der Erfüllung der nach dem Hessischen Brand- und Katastrophenschutzgesetz (HBKG) übertragenen Aufgaben im Brand- und Katastrophenschutz.

Die Berechtigung zur Erfassung und der Umfang der erhobenen Daten erge- ben sich aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) und lit. e) DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 2 und 3 DSGVO in Verbindung mit § 55 HBKG und §§ 3 Abs. 1, 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG).

Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten in der Personalverwaltung werden vollumfänglich ausschließlich bei öffentlichen Feuerwehren durch die Gemeinde, bei kreisangehörigen Gemeinden zusätzlich durch den Landkreis als unmittelbare Aufsichtsbehörde, bei Werkfeuerwehren durch das Unternehmen sowie bei sonstigen im Brand- und Katastrophenschutz des Landes Hessen tätigen Behörden und Dienststellen innerhalb derselben genutzt.

In ZMS Florix Hessen werden personenbezogene Daten von Feuerwehrange- hörigen in Zusammenhang mit folgenden Tätigkeiten verarbeitet: Personalverwaltung der Feuerwehrangehörigen, Berichtswesen im Zusammenhang mit Einsätzen, Ausbildungen und sonstigen Dienstveranstaltungen, Zuordnung persönlicher Ausrüstungsgegenstände oder Bekleidungsteile in die Geräteverwaltung, Anmeldung von Feuerwehrangehörigen zu Lehrgängen und Seminaren an der Hessischen Landesfeuerwehrschule (HLFS), Fahr- zeug- und Geräteverwaltung von Fahrzeugen und Geräten, Eingaben und Ab- fragen in der Datenbank für Sondereinsatzmittel und –einheiten

Nur Führungskräfte und Jugendfeuerwehrwarte: Zurverfügungstellung der Erreichbarkeiten für eine landesweite Adressliste

Eine Weitergabe der Daten außerhalb des öffentlich-rechtlichen Bereiches des Brand- und Katastrophenschutzes erfolgt – vorbehaltlich bestehender gesetzlicher Verpflichtungen und eventueller zusätzlich getroffener Vereinbarungen – nicht.

Die im Modul „Personal“ von ZMS Florix Hessen enthaltenen Daten werden mit Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis ins Modul „Archiv“ verschoben und dort im März des Folgejahres des Ausscheidens gelöscht.

Zahngesundheit

Gemäß § 11 Hessisches Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) beraten die Gesundheitsämter und betreuen Kinder und Jugendliche bis zum 16. Lebensjahr sowie ihre Sorgeberechtigten, Erzieherinnen und Erzieher, Lehrerinnen und Lehrer bei der Gesunderhaltung der Zähne sowie des Mund- und Kieferbereiches. Die Gesundheitsämter können Informationen zur Zahnhygiene und Zahngesundheit auch für andere Altersgruppen anbieten. Die Gesundheitsämter führen regelmäßige zahnärztliche Untersuchungen durch mit dem Ziel, Zahn-, Mund- und Kieferkrankheiten frühzeitig zu erkennen und auf eine Behandlung hinzuwirken. Die Gesundheitsämter be- teiligen sich an flächendeckenden Maßnahmen der Gruppenprophylaxe nach

§ 21 des Fünften Buches Sozialgesetzbuch in Schulen, Kindergärten und Behinderteneinrichtungen im Zusammenwirken mit den Arbeitskreisen Jugendzahnpflege. Für diese Aufgaben werden die hierfür notwendigen Daten und auch die Gesundheitsdaten erhoben. Die Ergebnisse der Untersuchungen werden dokumentiert und statistisch nach den gesetzlichen Vorgaben ausgewertet.

Fachbereich Gesundheitsdienste

Die Aufgaben des Fachbereichs Gesundheitsdienste umfassen unter anderem:

• Die schulärztliche Untersuchung aller Kinder zum Schulbeginn an einer all- gemein bildenden Schule in Hessen. Diese gilt auch für weitere nach § 71 HSchG vorgesehene schulärztliche oder schulpsychologische Untersuchungen, sonderpädagogische Überprüfungen - diese sind z.B. erforderlich, um die Inklusion von Kindern und Jugendlichen nach den Sozialgesetzbüchern und weiteren Gesetzen fördern zu können - sowie Maßnahmen der Schulgesundheitspflege.
• Gesundheitsförderung und Präventionsarbeit durch Information der Öffentlichkeit; epidemiologische Erhebungen und Analysen sowie Gesundheitsberichterstattung als Entscheidungshilfe für das kommunale Handlungsfeld.

Daten, die wir - unter Beachtung des Prinzips der Datensparsamkeit - bei Ihnen erheben (z.B. in Form von auszufüllenden Formularen, ärztliche Untersuchung) oder von Ihnen erhalten (z.B. Gutachten anderer Ärzte) benötigen wir zur Erfüllung dieser hoheitlichen Aufgaben.

Zur sicheren Verarbeitung Ihrer Daten haben wir die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen getroffen. Dazu zählt u.a. insbesondere, dass nur autorisiertes Fachpersonal Zugang zu Ihren Daten hat.

Rechtsgrundlage(n) der Datenerhebung

• Hessisches Gesetz für den öffentlichen Gesundheitsdienst (§ 10 HGöGD)
• Verordnung über die Zulassung und Ausgestaltung von Untersuchungen und Maßnahmen der Schulgesundheitspflege
• Hessischen Kindergesundheitsschutz-Gesetz (§2 KiGSchG)
• Hessisches Schulgesetz (§§ 71, 141 HSchG)
• Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes

Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten

Schulärztliche Untersuchungen sind verpflichtend, die Angaben zur Anamnese sind freiwillig. Die Nichtbereitstellung der Angaben erschwert allerdings die Beurteilung des Kindes und schränkt die individuelle Beratung ein.

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der Daten

Die Schule und ggf. der mit einer Förderung der Inklusion beauftragte Maßnahmeträger erhalten die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen, also neben den Personenstammdaten (Name, Geburtsdatum Anschrift) Ergebnisse

/ Schlussfolgerungen aus unseren Untersuchungen, nicht aber die diesen zugrunde liegenden Gesundheitsdaten. Andere Ärzte, Versicherungen und andere Institutionen erhalten die für den jeweiligen Fall notwendigen Daten nur, wenn Sie durch gesonderte und ausdrückliche Einwilligung der Übermittlung zustimmen.

Dauer der Speicherung der Daten bzw. Kriterien für die Festlegung dieser Dauer

Ihre Daten werden nach den jeweiligen gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt (z.B. Unterlagen zur schulärztlichen Untersuchung bis zum Ablauf des 23. Lebensjahres, Arztbriefe für 10 Jahre, Röntgenbilder 30 Jahre).

Zur Dauer der Speicherung aus fachlicher Sicht können weitere gesetzliche Aufbewahrungspflichten hinzutreten - z.B. Aufbewahrung von für den Jahresabschluss relevanten Unterlagen gemäß § 37 Hessische Gemeindehaushaltsverordnung - und dazu führen, dass Daten über den vorgenannten Zeitraum hinaus gespeichert werden müssen. In diesen Fällen werden die Daten nicht gelöscht, sondern gesperrt.

Datenschutzhinweise für Antragsteller von landes-, bundes- und EU- finanzierten Fördermaßnahmen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EUDSGVO, dem Bundesdatenschutzgesetz und dem Hessischen Daten- schutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG)

• zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Antragstellung und –bearbeitung, der Prüfung der Fördervoraussetzungen, der Bewilligung oder Ablehnung und der Abwicklung von Förderanträgen.

• aufgrund rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO)

Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das umfasst gesetzliche Anforderungen sowie besondere förderrechtliche Anforderungen im Zusammenhang mit der Umsetzung von EU-, Bundes- und Landes- Förderprogrammen. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Einhaltung der EU-, Bundes- und Landes-Vorgaben zu den Voraussetzungen von Fördermaßnahmen und den durchzuführenden Kontroll- und Prüfungsmaß- nahmen im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO).

Bei der Erfüllung des öffentlichen Fördergeschäft und der damit im Zusammenhang stehenden Aufgaben erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch im öffentlichen Interesse. Dies ist insbesondere der Fall in Zusammenhang mit der Antragsbearbeitung, der Prüfung der Fördervoraussetzungen und der Bewilligung von Förderdarlehen und Zuschüssen sowie hinsichtlich durchzuführender Kontroll- und Prüfungsmaßnahmen. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Antragsbearbeitung hinaus zur Aufklärung z.B. von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten, insbesondere zu Lasten des Haushalts der Europäischen Union und der öffentlichen Haushalte.

• aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben.

Wir speichern Ihre Daten im Hinblick auf Art. 69 VO 1306/2013 grundsätzlich wenigstens 10 Jahre, sofern nicht andere zwingende Aufbewahrungsvorschriften für die konkrete Förderung eine längere Aufbewahrungsfrist vorschreiben bzw. sonstige berechtigte Belange, wie z.B. eine Rechtsverfolgung, eine längere, zeitlich befristete Aufbewahrung erforderlich machen; die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine besonderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Zur Antragstellung und -bearbeitung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.

Eine automatisierte Verarbeitung Ihrer Daten mit dem Ziel der Bewertung persönlicher Aspekte (Profiling) findet nicht statt.

Eine Verarbeitung mit dem Ziel der Direktwerbung findet nicht statt.

Weitere Verfahren, s. "Unser grundsätzlicher Umgang mit Ihren Daten"